När man har ett nytt bokföringsår så finns det en del saker att göra och tänka på.
1. Skapa först ett nytt bokföringsår i Visma. För mer information om det hänvisar vi till Vismas support.
2. Gå in i SWINX ScanLev, välj Inställningar och Visma Admin (eller det affärssystem ni använder). Klicka på Uppdatera för att all information från Visma ska importeras till SWINX ScanLev, t ex kontoplan och resultatenheter. Man kan alltså inte bara uppdatera kontona i kontolistan.
3. Om man har ändrat i kontoplanen så måste konteringsmallar kontrolleras och även de förvalda kostnadskontona man har på leverantörerna i leverantörsregistret. Ni riskerar annars att fel konto används och att man får ett felmeddelande.
4. När man skapat ett nytt bokföringsår så går det bra att fortsätta registrera fakturor även på nuvarande eller föregående bokföringsår.
5. Allt övrigt arbete med bokslutet påverkar inte SWINX ScanLev, utom att man inte kan registrera fakturor på ett icke aktivt bokföringsår.
6. Löpnummerserien i SWINX ScanLev påverkas inte av ett nytt år eller av fakturadatumet. Nummerserien kan aldrig ändras utan löper på, precis som vid ett vanligt månadsskifte.
Frågor och svar
Jag får ett felmeddelande när jag ska registrera fakturor.
Kontrollera fakturadatumet som angetts.
Jag har skapat ett nytt bokföringsår men jag får ändå ett felmeddelande.
Har du uppdaterat året i SWINX ScanLev? I SWINX ScanLev väljer man Inställningar -> Visma Admin (eller det affärssystem man använder). Klicka på knappen Uppdatera. Då importeras all information om det nya bokföringsåret till SWINX ScanLev, t ex kontoplan och resultatenheter.
Jag får inte upp Vismas system under Inställningar och kan inte uppdatera, varför?
Då beror det på dina behörigheter i SWINX ScanLev. För att kunna uppdatera informationen från Visma krävs det att man har behörigheten Admin i SWINX ScanLev.
Vad gör jag om det kommer in fakturor daterade på det gamla bokföringsåret, efter att jag skapat ett nytt bokföringsår?
Då registreras de som vanligt för man kan registrera fakturor på båda åren.
När jag registrerar fakturor så får jag ett meddelande om att kontrollera datumet, varför det?
I SWINX ScanLev så finns en inställning så att programmet varnar för ett fakturadatum som ligger för långt bak eller för långt fram i tiden. Detta kan man själv ändra under Inställningarna i SWINX ScanLev, i fälten för Datumkontroll. I det första fältet anger man antal dagar bakåt i tiden och i det andra fältet antal dagar framåt, båda utgår från dagens datum. Observera att det går att registrera fakturor med annat datum än inom intervallet, programmet ger en varning men godtar sen det inmatade datumet. Det har alltså inget med bokföringsåret att göra.
Jag får felmeddelande om felaktigt konto när jag registrerar en faktura, trots att jag uppdaterat kontona i SWINX ScanLev.
Den vanligaste orsaken är att man inte uppdaterat SWINX ScanLev med det nya bokföringsåret. Kan även bero på att det förvalda kostnadskontot på leverantören inte finns med i årets kontoplan. Samma sak om man använder en konteringsmall.
