Om man av någon anledning behöver ändra status på en redan överförd leverantörsfaktura så är det en del man bör tänka på innan. Ibland kan det finnas ett lättare och enklare sätt att ändra/redigera en faktura, utan att man behöver låsa upp den. Man behöver även en PIN-kod från SWINX-supporten.
Bästa sättet att kontakta SWINX-supporten är att välja Lämna in ett ärende som finns i rutan här till höger, beskriv vad som är fel och vad som ska ändras eller rättas.
När man fått en återkoppling och en PIN-kod kan man börja ändra statusen på fakturan.
Tänk på att:
- Ingen annan användare bör vara inloggad i programmet, det gäller även i ReFlexen och i CAPen (de är tilläggsmoduler för att kunna arbeta med fakturorna för de användare som inte kommer åt Windows-versionen av programmet.
- Ta en print screen eller notera på annat sätt, vilka fakturor som ska ändras status på. Det är för att när fakturorna låses upp och får ny status, så ser man inte längre det Doknr som fakturorna haft och fakturorna flyttas till mappen Attesterat.
- Finns det redan fakturor i mappen Attesterat? Ta en print screen eller notera på annat sätt, vilka fakturor det är. De upplåsta fakturorna kommer nämligen att hamna just här och blandas med de befintliga fakturorna som redan finns i mappen.
- Inget ändras på fakturan inne i Visma vid en upplåsning, det påverkar alltså bara fakturan i SWINX ScanLev i detta läget. Däremot kan det i ett senare skede påverka fakturan i Visma, beroende på vad som ska ske med den upplåsta fakturan.
- Om man tänkt att makulera fakturan i Visma så får den inte vara journalförd. I så fall får man skapa en kredit manuellt.
Ändra status på en eller flera fakturor i SWINX ScanLev
1. Notera i SWINX ScanLev vilken eller vilka fakturor som ska låsas upp och som ska få annan status. Lättast är att ta en print screen...
... eller att spara ner listan till Excel.
2. Gå in på fakturan det gäller. I detta exempel ska statusen ändras på fakturan med Doknr 42402.
3. Håll ner CTRL + Shift och klicka samtidigt på texten Bilder.
4. Ange PIN-koden du fått från SWINX-supporten.
5. Nu visas rutan Statusmeny är aktiverad! och den är aktiv så länge programmet inte avslutas. Stänger man programmet behöver man en ny PIN-kod.
6. Högerklicka på texten Bilder.
7. Nu visas menyn med statusalternativen och man kan välja mellan Klar eller Attesterad.
För att ändra status på flera fakturor så är det bara att fortsätta genom att gå in på de andra fakturorna en och en. Högerklicka var som helst i området ovanför fakturans registreringsfält, så att menyn med statusalternativen visas.
8. Efter att man ändrat status på en eller flera fakturor så måste man starta om SWINX ScanLev för att komma ur redigeringsläget man nu varit inne i. PIN-koden är därmed förbrukad.
- Fakturan hanteras som vanligt och det går att överföra den på nytt till affärssystemet eller makulera den
- Eftersom statusen inte längre är Överförd så finns det inte längre något Doknr på fakturan
- Fakturan har flyttats till mappen Attesterat och har status Klar eller Attesterad
- Under fliken Spårning på fakturan kan man se att den varit överförd och fått ändrad status.
9. Inne i Visma är fakturan helt oförändrad...
... och under fliken Spårning finns kopplingen kvar till fakturan i SWINX ScanLev.
