Vid vissa tillfällen kan man behöva spara ner ett antal fakturabilder till en PDF-fil. Funktionen finns tillgänglig i de flesta listlägen men enklast är att utgå från mappen Alla fakturor. Genom att filtrera och även göra urval så kan man sortera ut fakturor för en viss leverantör, ett visst datum eller period, samt en kombination av olika urval. Filtreringen och urvalen gäller för det företag man är inloggad i samt för vad den inloggade användaren har behörighet att se.
Spara ner fakturabilder
I guiden visas exemplet utifrån mappen Alla fakturor, eftersom man här kan göra samtliga filtreringar och urval. I de andra listorna är antal fakturor begränsat till vad som visas i respektive mapp.
1. Börja med att filtrera fram fakturorna som ska sparas ner. En vanlig och enkel filtrering är att man vill spara ner fakturabilder från en viss period, t ex de senaste 12 månaderna. Längre ner i artikeln finns fler exempel och tips på olika filtreringar och urval man kan göra.
Tryck på Filtrera för att öppna menyn med urval.
2. Menyn öppnas. Bocka i rutan Period och välj alternativet 12 månaderna. Se till att alla alternativ för de olika statusarna är ibockade men att inget är valt för varken datum eller antal, eftersom detta kan begränsa vad som ska visas. Tryck på Filtrera för att rensa och aktivera det nya urvalet. Vill man se samtliga fakturor i systemet väljer man Återställ.
3. Bocka i den övre vänstra rutan för att markera alla fakturorna i listan.
Alternativt välja enstaka genom att markera önskade rader. Man kan även markera flera sammanhängande rader genom att markera en rad - hålla ner Shift - och markera en annan rad, då markeras alla däremellan.
4. Välj Skriv och därefter Spara som Pdf-dokument. Spara filen på lämplig plats.
5. Filen innehåller fakturabilderna från valda fakturor och bilderna visas i samma ordning som de ligger i listan.
Ovanför varje fakturabild finns ett informationsfält med detaljer om fakturan.
Beroende på vilken status fakturorna har så visas information om:
- Löpnr
- Doknr - om fakturan är överförd till affärssystemet
- Vem/vilka som godkänt - om statusen är minst Godkänd
- Vem/vilka som attesterat - om statusen är minst Delattesterad
- Datum för attest - om statusen är minst Delattesterad och det är datumet för den senaste attesten som visas
- Fakturans status
- Sidnumrering - ensidiga fakturor visas som Sida 1 av 1
Här är ett exempel:
Man ser vilka Löpnr och Doknr fakturan har. Användarna AS, SL, AF och SE har godkänt fakturan. MO och KK har attesterat samt att den senaste attesten gjordes 2019-09-30. Fakturan har status Överförd och den är på en sida.
PDF-filen innehåller endast fakturabilderna samt ovan information. Man kan t ex inte se:
- Notisar (de gula postit-lapparna)
- Fliken Noteringar
- Konteringar
- Övriga registrerade uppgifter
Tips på olika filtreringar och urval
Här visas några exempel på de vanligaste pdf:erna man vill spara ner. Det är genom en kombination av olika filtreringar och urval som man får fram den specifika lista, som man sen kan välja att spara ner bilderna från. Utskriftsfunktionen finns tillgänglig i de flesta mapparna.
Välj först vilken mapp som man ska utgå ifrån. Är det blandade fakturor från en viss period eller ett visst antal fakturor så är mappen Alla fakturor lämpligast. Vill man spara ner fakturabilder för ett visst projekt eller konto då är det projektlistan eller kontolistan man får titta i.
Filtrera-knappen som finns högst upp är tillgänglig i de flesta mapparna. Här kan man göra urval och visa fakturor med en viss status, välja ett datumintervall, en förvald period eller ett visst antal fakturor. Standarden i programmet är att visa fakturor (oavsett status) för de senaste 12 månaderna. Det går att spara vald period eller antal genom att klicka på disketten (spara-ikonen) i rutan. För att visa alla fakturor eller inaktivera de urval man gjort så välj Återställ.
Mappen Alla fakturor
1. Utgå från en önskad kolumn genom att klicka i rubrikfältet, vald kolumn är alltid markerad med en svart pil. Pilen visar om kolumnen är sorterad i fallande eller stigande ordning, klicka på pilen för att vända ordning. Tänk på att eventuellt urval under Filtrera är den första grunden för vad som som redan här, i detta läget visas i listan.
2. I den markerade kolumnen kan man nu göra ytterligare urval och alternativen beror på vilken kolumn som man markerat. För muspekaren till rubrikfältet så visas en tratt, klicka på tratten för att visa listan med alternativ.
Ett exempel är kolumnen med Leverantörsnummer. Välj att visa en eller flera leverantörer, alternativt Anpassat filter.
3. Under varje rubrik finns även ett sökfält. I de kolumner där sökfältet är märkt med ABC kan man söka på en kombination av sammanhängande tecken (i början, mitten eller slutet), alternativt hela leverantörsnamnet. I de kolumner märkta med = får man ange en specifik sifferkombination, t ex ett belopp eller ett datum.
Ett exempel är när man valt att bara visa fakturor från leverantörer som har SWINX i leverantörsnamnet (i början, mitten, slutet eller i sin helhet).
Register för Projekt, Resultatenheter, Konton och Leverantörer
Man öppnar ett register och dubbelklickar på projektet, resultatenheten, kontot eller leverantören. Då visas en lista med de fakturor som är registrerat på den specifika posten. Här kan man också markera alla eller valda och sen välja Skriv och Spara som Pdf-dokument. Kolumnerna i de här listorna fungerar på samma sätt som i mappen Alla fakturor, leverantörsregistret har något färre kolumner att välja på. Tänk på att eventuellt urval under Filtrera är den första grunden för vad som som visas i listan.
I nedan exempel vill man ta fram fakturorna för projektet Personalutveckling. Man går in i projektlistan och dubbelklickar på projektet. Listan med fakturor visas.
Här kan man nu göra ett mer förfinat urval och t ex välja ut fakturor från leverantören Övningsbolaget. I detta fall räcker det att man skriver övnings i sökfältet för att filtrera fram just Övningsbolagets fakturor.
Man kan även begränsa listan till ett specifikt fakturadatum. I sökfältet för fakturadatum skriver man 2019-04-23. Tänk på att skriva hela datumet, bindestreck anges inte. Sökfältet är märkt med = och då krävs en exakt sifferkombination, annars visas en tom lista.
Nu har man alltså filtrerat fram fakturor på ett visst projekt, en specifik leverantör och ett specifikt fakturadatum, genom att kombinera flera urval. Tänk på att radera ev. urval så att de inte ligger kvar när man öppnar ett annat projekt.
På samma sätt kan man ta fram fakturor konterade på ett specifikt konto. Man går in i kontolistan och dubbelklickar på kontot. Listan med fakturor visas.
Här vill man istället göra ett Anpassat val och sortera ut fakturor som har ett totalbelopp på 1 000 kr eller mer. Placera markören i rubrikfältet för Totalbelopp så att urvalstratten visas, välj Anpassade. I detta fall väljer man alternativet är större än eller lika med och anger 1000.
Listan filtreras och i sökfältet ser man att det finns ett anpassat val.
För att återställa urvalet, högerklicka på ikonen för värde och välj Återställ.
