Vid vissa tillf├ñllen kan man beh├Âva spara ner ett antal fakturabilder till en PDF-fil. Funktionen finns tillg├ñnglig i de flesta listl├ñgen men enklast ├ñr att utg├Ñ fr├Ñn mappen Alla fakturor. Genom att filtrera och ├ñven g├Âra urval s├Ñ kan man sortera ut fakturor f├Âr en viss leverant├Âr, ett visst datum eller period, samt en kombination av olika urval. Filtreringen och urvalen g├ñller f├Âr det f├Âretag man ├ñr inloggad i samt f├Âr vad den inloggade anv├ñndaren har beh├Ârighet att se.
Spara ner fakturabilder
I guiden visas exemplet utifr├Ñn mappen Alla fakturor, eftersom man h├ñr kan g├Âra samtliga filtreringar och urval. I de andra listorna ├ñr antal fakturor begr├ñnsat till vad som visas i respektive mapp.
1. B├Ârja med att filtrera fram fakturorna som ska sparas ner. En vanlig och enkel filtrering ├ñr att man vill spara ner fakturabilder fr├Ñn en viss period, t ex de senaste 12 m├Ñnaderna. L├ñngre ner i artikeln finns fler exempel och tips p├Ñ olika filtreringar och urval man kan g├Âra.
Tryck p├Ñ Filtrera f├Âr att ├Âppna menyn med urval.
2. Menyn ├Âppnas. Bocka i rutan Period och v├ñlj alternativet 12 m├Ñnaderna. Se till att alla alternativ f├Âr de olika statusarna ├ñr ibockade men att inget ├ñr valt f├Âr varken datum eller antal, eftersom detta kan begr├ñnsa vad som ska visas. Tryck p├Ñ Filtrera f├Âr att rensa och aktivera det nya urvalet. Vill man se samtliga fakturor i systemet v├ñljer man ├àterst├ñll.
3. Bocka i den ├Âvre v├ñnstra rutan f├Âr att markera alla fakturorna i listan.
Alternativt v├ñlja enstaka genom att markera ├Ânskade rader. Man kan ├ñven markera flera sammanh├ñngande rader genom att markera en rad - h├Ñlla ner Shift - och markera en annan rad, d├Ñ markeras alla d├ñremellan.
4. Välj Skriv och därefter Spara som Pdf-dokument. Spara filen på lämplig plats.
5. Filen innehåller fakturabilderna från valda fakturor och bilderna visas i samma ordning som de ligger i listan.
Ovanf├Âr varje fakturabild finns ett informationsf├ñlt med detaljer om fakturan.
Beroende på vilken status fakturorna har så visas information om:
- L├Âpnr
- Doknr - om fakturan ├ñr ├Âverf├Ârd till aff├ñrssystemet
- Vem/vilka som godkänt - om statusen är minst Godkänd
- Vem/vilka som attesterat - om statusen är minst Delattesterad
- Datum f├Âr attest - om statusen ├ñr minst Delattesterad och det ├ñr datumet f├Âr den senaste attesten som visas
- Fakturans status
- Sidnumrering - ensidiga fakturor visas som Sida 1 av 1
Här är ett exempel:
Man ser vilka L├Âpnr och Doknr fakturan har. Anv├ñndarna AS, SL, AF och SE har godk├ñnt fakturan. MO och KK har attesterat samt att den senaste attesten gjordes 2019-09-30. Fakturan har status ├ûverf├Ârd och den ├ñr p├Ñ en sida.
PDF-filen innehåller endast fakturabilderna samt ovan information. Man kan t ex inte se:
- Notisar (de gula postit-lapparna)
- Fliken Noteringar
- Konteringar
- Övriga registrerade uppgifter
Tips på olika filtreringar och urval
Här visas några exempel på de vanligaste pdf:erna man vill spara ner. Det är genom en kombination av olika filtreringar och urval som man får fram den specifika lista, som man sen kan välja att spara ner bilderna från. Utskriftsfunktionen finns tillgänglig i de flesta mapparna.
V├ñlj f├Ârst vilken mapp som man ska utg├Ñ ifr├Ñn. ├är det blandade fakturor fr├Ñn en viss period eller ett visst antal fakturor s├Ñ ├ñr mappen Alla fakturor l├ñmpligast. Vill man spara ner fakturabilder f├Âr ett visst projekt eller konto d├Ñ ├ñr det projektlistan eller kontolistan man f├Ñr titta i.
Filtrera-knappen som finns h├Âgst upp ├ñr tillg├ñnglig i de flesta mapparna. H├ñr kan man g├Âra urval och visa fakturor med en viss status, v├ñlja ett datumintervall, en f├Ârvald period eller ett visst antal fakturor. Standarden i programmet ├ñr att visa fakturor (oavsett status) f├Âr de senaste 12 m├Ñnaderna. Det g├Ñr att spara vald period eller antal genom att klicka p├Ñ disketten (spara-ikonen) i rutan. F├Âr att visa alla fakturor eller inaktivera de urval man gjort s├Ñ v├ñlj ├àterst├ñll.
Mappen Alla fakturor
1. Utg├Ñ fr├Ñn en ├Ânskad kolumn genom att klicka i rubrikf├ñltet, vald kolumn ├ñr alltid markerad med en svart pil. Pilen visar om kolumnen ├ñr sorterad i fallande eller stigande ordning, klicka p├Ñ pilen f├Âr att v├ñnda ordning. T├ñnk p├Ñ att eventuellt urval under Filtrera ├ñr den f├Ârsta grunden f├Âr vad som som redan h├ñr, i detta l├ñget visas i listan.
2. I den markerade kolumnen kan man nu g├Âra ytterligare urval och alternativen beror p├Ñ vilken kolumn som man markerat. F├Âr muspekaren till rubrikf├ñltet s├Ñ visas en tratt, klicka p├Ñ tratten f├Âr att visa listan med alternativ.
Ett exempel ├ñr kolumnen med Leverant├Ârsnummer. V├ñlj att visa en eller flera leverant├Ârer, alternativt Anpassat filter.
3. Under varje rubrik finns ├ñven ett s├Âkf├ñlt. I de kolumner d├ñr s├Âkf├ñltet ├ñr m├ñrkt med ABC kan man s├Âka p├Ñ en kombination av sammanh├ñngande tecken (i b├Ârjan, mitten eller slutet), alternativt hela leverant├Ârsnamnet. I de kolumner m├ñrkta med = f├Ñr man ange en specifik sifferkombination, t ex ett belopp eller ett datum.
Ett exempel ├ñr n├ñr man valt att bara visa fakturor fr├Ñn leverant├Ârer som har SWINX i leverant├Ârsnamnet (i b├Ârjan, mitten, slutet eller i sin helhet).
Register f├Âr Projekt, Resultatenheter, Konton och Leverant├Ârer
Man ├Âppnar ett register och dubbelklickar p├Ñ projektet, resultatenheten, kontot eller leverant├Âren. D├Ñ visas en lista med de fakturor som ├ñr registrerat p├Ñ den specifika posten. H├ñr kan man ocks├Ñ markera alla eller valda och sen v├ñlja Skriv och Spara som Pdf-dokument. Kolumnerna i de h├ñr listorna fungerar p├Ñ samma s├ñtt som i mappen Alla fakturor, leverant├Ârsregistret har n├Ñgot f├ñrre kolumner att v├ñlja p├Ñ. T├ñnk p├Ñ att eventuellt urval under Filtrera ├ñr den f├Ârsta grunden f├Âr vad som som visas i listan.
I nedan exempel vill man ta fram fakturorna f├Âr projektet Personalutveckling. Man g├Ñr in i projektlistan och dubbelklickar p├Ñ projektet. Listan med fakturor visas.
H├ñr kan man nu g├Âra ett mer f├Ârfinat urval och t ex v├ñlja ut fakturor fr├Ñn leverant├Âren ├ûvningsbolaget. I detta fall r├ñcker det att man skriver ├Âvnings i s├Âkf├ñltet f├Âr att filtrera fram just ├ûvningsbolagets fakturor.
Man kan ├ñven begr├ñnsa listan till ett specifikt fakturadatum. I s├Âkf├ñltet f├Âr fakturadatum skriver man 2019-04-23. T├ñnk p├Ñ att skriva hela datumet, bindestreck anges inte. S├Âkf├ñltet ├ñr m├ñrkt med = och d├Ñ kr├ñvs en exakt sifferkombination, annars visas en tom lista.
Nu har man allts├Ñ filtrerat fram fakturor p├Ñ ett visst projekt, en specifik leverant├Âr och ett specifikt fakturadatum, genom att kombinera flera urval. T├ñnk p├Ñ att radera ev. urval s├Ñ att de inte ligger kvar n├ñr man ├Âppnar ett annat projekt.
På samma sätt kan man ta fram fakturor konterade på ett specifikt konto. Man går in i kontolistan och dubbelklickar på kontot. Listan med fakturor visas.
H├ñr vill man ist├ñllet g├Âra ett Anpassat val och sortera ut fakturor som har ett totalbelopp p├Ñ 1 000 kr eller mer. Placera mark├Âren i rubrikf├ñltet f├Âr Totalbelopp s├Ñ att urvalstratten visas, v├ñlj Anpassade. I detta fall v├ñljer man alternativet ├ñr st├Ârre ├ñn eller lika med och anger 1000.
Listan filtreras och i s├Âkf├ñltet ser man att det finns ett anpassat val.
F├Âr att ├Ñterst├ñlla urvalet, h├Âgerklicka p├Ñ ikonen f├Âr v├ñrde och v├ñlj ├àterst├ñll.
