Här har vi samlat de vanligaste frågorna och en del tips.
Tveka inte att höra av er till SWINX-supporten om det är något ni undrar över.
- Jag har frågor om en tolkad faktura, vart vänder jag mig?
Det bästa är att kontakta SWINX-supporten. Våra kontaktuppgifter finns här.
Vi behöver oftast veta vilket faktura-ID som den specifika fakturan har. Du hittar det inne på fakturan under fliken Spårning och längst ner i fältet ID.
- Vår leverantör bifogar ofta en annan faktura ställd till annan mottagare, som ett underlag och för vidarefakturering till oss. Hur ska man göra då?
Er leverantör får se till att den bifogade fakturan, skickas med i samma fil som den fakturan som ska till er.
Bilagan ska inte ligga som första sida.
- Kan vi själva skicka fakturor till vår fakturaadress eller måste leverantörerna göra det?
Ni kan skicka fakturor till BancTec. Se bara till att ert kund-ID står med i fakturans adressfält , vem som är avsändare har ingen betydelse.
- Vi får ibland ett meddelande om att det finns fakturor att importera, men inte alltid.
Det är bara en påminnelse vi skickar ut, om att det finns tolkade fakturor för er att importera. Meddelandet skickas ut varje vardag kl. 9:30 om man inte importerat fakturorna tidigare under morgonen.
- Varför är det så noga med att ange kund-ID i adressfältet? Räcker det inte med vårt företagsnamn?
För att fakturan ska kunna levereras till er automatiskt, så måste ert kund-ID stå med i adressfältet, eftersom angivet kund-ID tolkas och talar om vem mottagaren är. Saknas kund-ID så måste fakturan plockas ut för manuell hantering.
- Kan vi lämna ut vår fakturaadress till alla våra leverantörer, t ex om de finns utanför Sverige och/eller skickar fakturor i annan valuta?
Ja det går bra. Det viktiga är att leverantören kan uppfylla de krav som finns för att skicka fakturor till er, gäller både om det är pappersfakturor eller mejlade fakturor.
- Varför har vi ett annat kund-ID än det som finns i e-postadressen drt0000@tps.banctec.se? Ska det vara olika nummer?
Ja. Kund-ID är ett specifikt ID för just er. E-postadressen ska inte stå med i adressfältet på fakturan eftersom den inte är kopplat till er som fakturamottagare.
- Jag har pratat med leverantören, deras system skickar automatiskt bilagor som en extra fil och det kan dom inte ändra på. Vad ska vi göra?
Låt leverantören skicka fakturan med bilagan till er istället, men se till att leverantören anger ert kund-ID i adressfältet. Ni kan i så fall mejla in fakturan till BancTec och därefter hantera bilagan manuellt. Ni kan även låta leverantören skicka fakturan med bilagan till er och att ni registrerar den manuellt i SWINX ScanLev. Då behöver man inte ange ert kund-ID på fakturan.
- Finns det något standardbrev vi kan använda för att meddela leverantörerna om vår fakturaadress?
Eftersom alla kunder har ett specifikt DRTnr och inte har samma kontaktuppgifter, så finns inget standardbrev att dela ut.
- Hur ser jag om en leverantörsfaktura är inskickad som pappersfaktura eller via e-post?
Pappersfakturor skannas först innan de tolkas, vid skanningen får fakturan ett IDnr. Det ser man på fakturabilden, uppe till vänster.
Fakturor inskickade via epost har inget ID angivet på fakturabilden.
- Vilka e-postadresser skickar SWINX AB till, när det gäller e-återskick och meddelandet om att det finns fakturor att importera?
Det är en och samma e-postadress, gäller även de e-återskick som kommer direkt från BancTec. Meddela SWINX-supporten om ni vill ändra till annan adress.
- Vi får många återskick till oss, varför?
Återskick är ett "felaktigt material". Se över återskicken och anledningen till det. T ex om det är fel adress på fakturorna eller om materialet inte är fakturor och därför inte ska skickas till er fakturaadress.
- Vi får aldrig några återskick, varför?
Förhoppningsvis skickas fakturorna till er på rätt sätt, med rätt fakturaadress på fakturorna och då är allt som det ska. Kontrollera även att ni lämnat korrekt e-postadress för e-återskick till SWINX AB så att återskicken skickas rätt.
- Varför får vi e-återskick (via mejl) ibland och en annan gång ett fysiskt återskick skickat som ett brev med posten?
Det beror på vad det är för material, vilket format materialet har och hur det skickats in till BancTec.
