Vanliga frågor

H├ñr har vi samlat de vanligaste fr├Ñgorna och en del tips. 

Tveka inte att h├Âra av er till SWINX-supporten om det ├ñr n├Ñgot ni undrar ├Âver.

• Jag har fr├Ñgor om en tolkad faktura, vart v├ñnder jag mig?

Det bästa är att kontakta SWINX-supporten. Våra kontaktuppgifter finns här.

Vi beh├Âver oftast veta vilket faktura-ID som den specifika fakturan har. Du hittar det inne p├Ñ fakturan under fliken Sp├Ñrning och l├ñngst ner i f├ñltet ID.

ÔÇïÔÇïÔÇïÔÇï

• V├Ñr leverant├Âr bifogar ofta en annan faktura st├ñlld till annan mottagare, som ett underlag och f├Âr vidarefakturering till oss. Hur ska man g├Âra d├Ñ?

Er leverant├Âr f├Ñr se till att den bifogade fakturan, skickas med i samma fil som den fakturan som ska till er. 

Bilagan ska inte ligga som f├Ârsta sida.

• Kan vi sj├ñlva skicka fakturor till v├Ñr fakturaadress eller m├Ñste leverant├Ârerna g├Âra det?

Ni kan skicka fakturor till BancTec. Se bara till att ert kund-ID st├Ñr med i fakturans adressf├ñlt , vem som ├ñr avs├ñndare har ingen betydelse.

•  Vi f├Ñr ibland ett meddelande om att det finns fakturor att importera, men inte alltid.

Det ├ñr bara en p├Ñminnelse vi skickar ut, om att det finns tolkade fakturor f├Âr er att importera. Meddelandet skickas ut varje vardag kl. 9:30 om man inte importerat fakturorna tidigare under morgonen.

• Varf├Âr ├ñr det s├Ñ noga med att ange kund-ID i adressf├ñltet? R├ñcker det inte med v├Ñrt f├Âretagsnamn?

F├Âr att fakturan ska kunna levereras till er automatiskt, s├Ñ m├Ñste ert kund-ID st├Ñ med i adressf├ñltet, eftersom angivet kund-ID tolkas och talar om vem mottagaren ├ñr. Saknas kund-ID s├Ñ m├Ñste fakturan plockas ut f├Âr manuell hantering.

• Kan vi l├ñmna ut v├Ñr fakturaadress till alla v├Ñra leverant├Ârer, t ex om de finns utanf├Âr Sverige och/eller skickar fakturor i annan valuta?

Ja det g├Ñr bra. Det viktiga ├ñr att leverant├Âren kan uppfylla de krav som finns f├Âr att skicka fakturor till er, g├ñller b├Ñde om det ├ñr pappersfakturor eller mejlade fakturor.

• Varf├Âr har vi ett annat kund-ID ├ñn det som finns i e-postadressen drt0000@tps.banctec.se? Ska det vara olika nummer?

Ja. Kund-ID ├ñr ett specifikt ID f├Âr just er. E-postadressen ska inte st├Ñ med i adressf├ñltet p├Ñ fakturan eftersom den inte ├ñr kopplat till er som fakturamottagare.

• Jag har pratat med leverant├Âren, deras system skickar automatiskt bilagor som en extra fil och det kan dom inte ├ñndra p├Ñ. Vad ska vi g├Âra? 

L├Ñt leverant├Âren skicka fakturan med bilagan till er ist├ñllet, men se till att leverant├Âren anger ert kund-ID i adressf├ñltet. Ni kan i s├Ñ fall mejla in fakturan till BancTec och d├ñrefter hantera bilagan manuellt. Ni kan ├ñven l├Ñta leverant├Âren skicka fakturan med bilagan till er och att ni registrerar den manuellt i SWINX ScanLev. D├Ñ beh├Âver man inte ange ert kund-ID p├Ñ fakturan.

ÔÇïÔÇïÔÇï

• Finns det n├Ñgot standardbrev vi kan anv├ñnda f├Âr att meddela leverant├Ârerna om v├Ñr fakturaadress?

Eftersom alla kunder har ett specifikt DRTnr och inte har samma kontaktuppgifter, så finns inget standardbrev att dela ut.

• Hur ser jag om en leverant├Ârsfaktura ├ñr inskickad som pappersfaktura eller via e-post?

Pappersfakturor skannas f├Ârst innan de tolkas, vid skanningen f├Ñr fakturan ett IDnr. Det ser man p├Ñ fakturabilden, uppe till v├ñnster.

Fakturor inskickade via epost har inget ID angivet på fakturabilden.

• Vilka e-postadresser skickar SWINX AB till, n├ñr det g├ñller e-├Ñterskick och meddelandet om att det finns fakturor att importera?

Det ├ñr en och samma e-postadress, g├ñller ├ñven de e-├Ñterskick som kommer direkt fr├Ñn BancTec. Meddela SWINX-supporten om ni vill ├ñndra till annan adress.

• Vi f├Ñr m├Ñnga ├Ñterskick till oss, varf├Âr?

├àterskick ├ñr ett "felaktigt material". Se ├Âver ├Ñterskicken och anledningen till det. T ex om det ├ñr fel adress p├Ñ fakturorna eller om materialet inte ├ñr fakturor och d├ñrf├Âr inte ska skickas till er fakturaadress. 

• Vi f├Ñr aldrig n├Ñgra ├Ñterskick, varf├Âr?

F├Ârhoppningsvis skickas fakturorna till er p├Ñ r├ñtt s├ñtt, med r├ñtt fakturaadress p├Ñ fakturorna och d├Ñ ├ñr allt som det ska. Kontrollera ├ñven att ni l├ñmnat korrekt e-postadress f├Âr e-├Ñterskick till SWINX AB s├Ñ att ├Ñterskicken skickas r├ñtt.

• Varf├Âr f├Ñr vi e-├Ñterskick (via mejl) ibland och en annan g├Ñng ett fysiskt ├Ñterskick skickat som ett brev med posten?

Det beror p├Ñ vad det ├ñr f├Âr material, vilket format materialet har och hur det skickats in till BancTec.