Om man får upp Misslyckade importer när man importerar sina fakturor, så beror det på att en faktura inte kan kopplas till någon av leverantörerna i SWINX ScanLev.
Förklaring
Oftast beror på att det bankgiro-nummer som tolkats, tillhör en helt ny leverantör som inte finns registrerad eller att en befintlig leverantör har ett nytt bankgiro-nummer.
Det går att bortse från de misslyckade importerna tillfälligt genom att välja Avbryt, men de kommer att visas igen nästa gång man importerar fakturor. Misslyckade importer gäller bara för den eller de fakturor som inte kan kopplas till någon leverantör. Man kan alltså fått in korrekta tolkade fakturor vid samma tillfälle som man får misslyckade importer.
Lösningar
Vid misslyckade importer finns det lite olika lösningar beroende vad som gäller för den specifika fakturan. Man kan välja mellan alternativen:
- Radera
- Lägga upp en ny leverantör
- Koppla fakturan till en befintlig leverantör
Finns det flera rader av misslyckade importer så hanteras varje rad för sig, enligt guiderna nedan. Kontakta gärna SWINX-supporten om du är osäker på hur filen ska hanteras.
Här visar vi hur det ser ut när man får misslyckade importer. Vid importen av fakturor så visas först det antal fakturor som kan importeras i just det företag man är inloggad i.
I detta exempel är det 3 st fakturor.
Det är 1 st faktura som importerats korrekt och som ska kontrolleras, men här finns också 2 st fakturor som kommit in som Misslyckade importer. Klicka på en rad för att visa fakturans bild ute till höger.
Den första fakturan SAKNAR LEV ID och det beror på att det inte finns något bankgiro-nummer tolkat. Det kan t ex vara en utländsk leverantör som inte har ett bankgiro-nummer angivet på fakturan.
Den andra fakturan har ett tolkat bankgiro-nummer 193-9750 en s k nyckel, men nyckeln kan inte kopplas till någon befintlig leverantör i SWINX ScanLev. Oftast beror det på att det är en helt ny leverantör eller en befintlig leverantör som bytt bankgiro-nummer.
Oavsett anledningen till de misslyckade importerna, så får man välja att hantera dessa enligt alternativen Radera, Ny leverantör eller att koppla fakturan till en befintlig leverantör.
Radera
De flesta tolkade fakturor är korrekta, men om fakturan av någon anledning inte ska läsas in så väljer man Radera. Filen raderas och kommer inte importeras igen.
Lägga upp en ny leverantör
Om fakturan är från en helt ny leverantör som man ännu inte har i sitt system, så kan man lägga upp leverantören direkt här. Samma sak om det är en leverantör som bytt bankgiro och att man inte vill koppla ihop de till en och samma leverantör, t ex om man använder leverantörens bankgiro-nummer som leverantörs-ID i leverantörsregistret.
Det är nästa lediga Levnr i affärssystemet som automatiskt kommer upp som förslag, annars ange ett annat valfritt nummer. Leverantören kommer nu automatiskt att läggas upp i både SWINX ScanLev och i affärssystemet samtidigt. (Gäller bara om man kör Visma Administration).
Därefter öppnar man leverantörsregistret, genom att klicka i fältet, på raden för fakturan och i kolumnen för Nummer. Välj den leverantör som nyss lagts upp.
Har man flera rader av misslyckade importer så kan man fortsätta hantera nästa rad. När man är klar så visas de leverantörer man valt för respektive faktura.
Välj OK längst ner till höger och bekräfta med Ja på frågan om söknycklar. Svara även Ja på de resterande frågorna som visas.
Fakturorna importeras igen, men nu med de valda leverantörerna.
Koppla fakturan till en befintlig leverantör
Om fakturan är från en godkänd leverantör som finns i systemet sen tidigare, så kan man genom att öppna leverantörsregistret, koppla fakturan till rätt leverantör.
Detta är vanligt i de fall leverantören bytt bankgironummer och att det inte uppdaterats i era system.
Klicka i fältet, på raden för fakturan och i kolumnen för Nummer. Välj rätt leverantör.
Har man flera rader av misslyckade importer så kan man fortsätta hantera nästa rad. När man är klar så visas de leverantörer man valt för respektive faktura.
Välj OK längst ner till höger och bekräfta med Ja på frågan om söknycklar. Svara även Ja på de resterande frågorna som visas.
Fakturorna importeras igen, men nu med de valda leverantörerna. Glöm inte att redigera i leverantörsregistret om någon uppgift behöver ändras.
Visa XML och bildverktyg
Vill man se vilka uppgifter som tolkats kan man titta på xml-filen under Visa XML och jämföra med uppgifterna som finns på fakturabilden.
I nedan exempel kan man se att uppgifterna i fältet Nyckel är samma som under SupplierIdentity i xml-filen, d v s leverantörens bankgironummer. Det är bankgironumret i xml-filen som talar om vilken leverantör fakturan ska kopplas till. Här har man alltså inte kunnat koppla bankgironumret till en befintlig leverantör. Det beror t ex på att leverantören är ny och inte finns sen tidigare eller att det är en leverantör som bytt bankgironummer.
Om det saknas uppgifter i xml-filen kan det bero på att uppgifterna saknas på fakturabilden eller att de av någon annan anledning inte kunnat tolkats.
Ovanför fakturabilden finns ett verktygsfält. Här finns möjligheter att förstora bilden, spara ner eller skriva ut bilden samt se de övriga sidorna om det är en flersidig faktura.
Kontakta gärna SWINX-supporten vid frågor om importer, våra kontaktuppgifter finns här.
