Om man f├Ñr upp Misslyckade importer n├ñr man importerar sina fakturor, s├Ñ beror det p├Ñ att en faktura inte kan kopplas till n├Ñgon av leverant├Ârerna i SWINX ScanLev.
F├Ârklaring
Oftast beror p├Ñ att det bankgiro-nummer som tolkats, tillh├Âr en helt ny leverant├Âr som inte finns registrerad eller att en befintlig leverant├Âr har ett nytt bankgiro-nummer.
Det g├Ñr att bortse fr├Ñn de misslyckade importerna tillf├ñlligt genom att v├ñlja Avbryt, men de kommer att visas igen n├ñsta g├Ñng man importerar fakturor. Misslyckade importer g├ñller bara f├Âr den eller de fakturor som inte kan kopplas till n├Ñgon leverant├Âr. Man kan allts├Ñ f├Ñtt in korrekta tolkade fakturor vid samma tillf├ñlle som man f├Ñr misslyckade importer.
L├Âsningar
Vid misslyckade importer finns det lite olika l├Âsningar beroende vad som g├ñller f├Âr den specifika fakturan. Man kan v├ñlja mellan alternativen:
- Radera
- L├ñgga upp en ny leverant├Âr
- Koppla fakturan till en befintlig leverant├Âr
Finns det flera rader av misslyckade importer s├Ñ hanteras varje rad f├Âr sig, enligt guiderna nedan. Kontakta g├ñrna SWINX-supporten om du ├ñr os├ñker p├Ñ hur filen ska hanteras.
H├ñr visar vi hur det ser ut n├ñr man f├Ñr misslyckade importer. Vid importen av fakturor s├Ñ visas f├Ârst det antal fakturor som kan importeras i just det f├Âretag man ├ñr inloggad i.
I detta exempel är det 3 st fakturor.
Det ├ñr 1 st faktura som importerats korrekt och som ska kontrolleras, men h├ñr finns ocks├Ñ 2 st fakturor som kommit in som Misslyckade importer. Klicka p├Ñ en rad f├Âr att visa fakturans bild ute till h├Âger.
Den f├Ârsta fakturan SAKNAR LEV ID och det beror p├Ñ att det inte finns n├Ñgot bankgiro-nummer tolkat. Det kan t ex vara en utl├ñndsk leverant├Âr som inte har ett bankgiro-nummer angivet p├Ñ fakturan.
Den andra fakturan har ett tolkat bankgiro-nummer 193-9750 en s k nyckel, men nyckeln kan inte kopplas till n├Ñgon befintlig leverant├Âr i SWINX ScanLev. Oftast beror det p├Ñ att det ├ñr en helt ny leverant├Âr eller en befintlig leverant├Âr som bytt bankgiro-nummer.
Oavsett anledningen till de misslyckade importerna, s├Ñ f├Ñr man v├ñlja att hantera dessa enligt alternativen Radera, Ny leverant├Âr eller att koppla fakturan till en befintlig leverant├Âr.
Radera
De flesta tolkade fakturor är korrekta, men om fakturan av någon anledning inte ska läsas in så väljer man Radera. Filen raderas och kommer inte importeras igen.
L├ñgga upp en ny leverant├Âr
Om fakturan ├ñr fr├Ñn en helt ny leverant├Âr som man ├ñnnu inte har i sitt system, s├Ñ kan man l├ñgga upp leverant├Âren direkt h├ñr. Samma sak om det ├ñr en leverant├Âr som bytt bankgiro och att man inte vill koppla ihop de till en och samma leverant├Âr, t ex om man anv├ñnder leverant├Ârens bankgiro-nummer som leverant├Ârs-ID i leverant├Ârsregistret.
Det ├ñr n├ñsta lediga Levnr i aff├ñrssystemet som automatiskt kommer upp som f├Ârslag, annars ange ett annat valfritt nummer. Leverant├Âren kommer nu automatiskt att l├ñggas upp i b├Ñde SWINX ScanLev och i aff├ñrssystemet samtidigt. (G├ñller bara om man k├Âr Visma Administration).
D├ñrefter ├Âppnar man leverant├Ârsregistret, genom att klicka i f├ñltet, p├Ñ raden f├Âr fakturan och i kolumnen f├Âr Nummer. V├ñlj den leverant├Âr som nyss lagts upp.
Har man flera rader av misslyckade importer s├Ñ kan man forts├ñtta hantera n├ñsta rad. N├ñr man ├ñr klar s├Ñ visas de leverant├Ârer man valt f├Âr respektive faktura.
V├ñlj OK l├ñngst ner till h├Âger och bekr├ñfta med Ja p├Ñ fr├Ñgan om s├Âknycklar. Svara ├ñven Ja p├Ñ de resterande fr├Ñgorna som visas.
Fakturorna importeras igen, men nu med de valda leverant├Ârerna.
Koppla fakturan till en befintlig leverant├Âr
Om fakturan ├ñr fr├Ñn en godk├ñnd leverant├Âr som finns i systemet sen tidigare, s├Ñ kan man genom att ├Âppna leverant├Ârsregistret, koppla fakturan till r├ñtt leverant├Âr.
Detta ├ñr vanligt i de fall leverant├Âren bytt bankgironummer och att det inte uppdaterats i era system.
Klicka i f├ñltet, p├Ñ raden f├Âr fakturan och i kolumnen f├Âr Nummer. V├ñlj r├ñtt leverant├Âr.
Har man flera rader av misslyckade importer s├Ñ kan man forts├ñtta hantera n├ñsta rad. N├ñr man ├ñr klar s├Ñ visas de leverant├Ârer man valt f├Âr respektive faktura.
V├ñlj OK l├ñngst ner till h├Âger och bekr├ñfta med Ja p├Ñ fr├Ñgan om s├Âknycklar. Svara ├ñven Ja p├Ñ de resterande fr├Ñgorna som visas.
Fakturorna importeras igen, men nu med de valda leverant├Ârerna. Gl├Âm inte att redigera i leverant├Ârsregistret om n├Ñgon uppgift beh├Âver ├ñndras.
Visa XML och bildverktyg
Vill man se vilka uppgifter som tolkats kan man titta p├Ñ xml-filen under Visa XML och j├ñmf├Âra med uppgifterna som finns p├Ñ fakturabilden.
I nedan exempel kan man se att uppgifterna i f├ñltet Nyckel ├ñr samma som under SupplierIdentity i xml-filen, d v s leverant├Ârens bankgironummer. Det ├ñr bankgironumret i xml-filen som talar om vilken leverant├Âr fakturan ska kopplas till. H├ñr har man allts├Ñ inte kunnat koppla bankgironumret till en befintlig leverant├Âr. Det beror t ex p├Ñ att leverant├Âren ├ñr ny och inte finns sen tidigare eller att det ├ñr en leverant├Âr som bytt bankgironummer.
Om det saknas uppgifter i xml-filen kan det bero på att uppgifterna saknas på fakturabilden eller att de av någon annan anledning inte kunnat tolkats.
Ovanf├Âr fakturabilden finns ett verktygsf├ñlt. H├ñr finns m├Âjligheter att f├Ârstora bilden, spara ner eller skriva ut bilden samt se de ├Âvriga sidorna om det ├ñr en flersidig faktura.
Kontakta gärna SWINX-supporten vid frågor om importer, våra kontaktuppgifter finns här.
